最近，同奈省要求各部门、乡镇人民委员会和公证执业组织纠正滥用要求在办理行政手续时提供从原件认证的副本的现象。
具体来说，接收档案的地方不得要求组织、个人提交从原始记录本的副本，或在办理行政手续时提交认证的副本，以符合总理的指示精神。
尽管目前各类文件、资料的副本已经数字化并存储在电子数据库中，但实际上一些机关、单位仍然要求民众、企业提交认证的副本，即使在法律不强制要求的情况下也是如此。
这种做法违背了行政改革的精神，增加了民众、企业的手续、时间和成本。
根据同奈省职能部门的评估，导致企业、民众必须提交认证副本的原因之一是一些干部、公务员还存在责任畏惧心理，缺乏主动核对副本与原件的态度。
相反，有干部选择“安全”的解决方案，要求民众在提交档案前进行认证。这是行政改革趋势中不应发生的事情。
久而久之，不需要的东西变成了“不成文的规范”。
实际情况表明，如果每个基层行政机关都能主动审查手续，去除不再适合的文件要求，那么行政改革将给民众带来满意。
可能还有一些基层接收档案的干部没有完全掌握关于行政档案的新规定，特别是那些允许减少文件的规定，例如如果有原件可以核对，就不需要认证的副本。
为了改善这一点，干部培训课程应该设计得简洁、实用，贴近日常业务。除了更新法律知识，内容还应强调服务思维、与民众沟通的技巧以及在特殊情况下的灵活处理能力。
当干部不再因为缺乏信息而感到“害怕犯错”，而是被充分装备以自信地正确解释和指导时，手续就能迅速解决。
除了正确应用法律外，公开张贴手续和明确传达民众的权利是非常必要的。
因此，在接收手续的地方公开张贴，用简单的文字如：“民众如果有原件可以核对，可以提交未经认证的副本”是非常必要的。
这种做法不需要太多成本，但能有效帮助民众正确理解规定，增加对透明度的信任，并为双方创造便利。
基层政府也应更加主动、积极，利用如官方网站、官方社交媒体等渠道，以易于接近的方式普及法律知识。
民众也需要更新规定，清楚了解手续。
在当前趋势下，必须加快数字化，减少纸质文件的接触是必要的。民众仍需打印、复印然后认证副本，特别是当相关信息已经在数字数据中时，这既浪费时间又浪费资源。
因此，需要有机制在行政机关之间进行实质性的共享和互联，干部可以从数据库中查询原始信息，而不是要求民众提交认证的文件副本。
同样重要的是，数字平台应允许民众上传档案扫描件到系统，只需在提交时核对一次，而不是像现在这样携带一堆认证的副本文件。
长远来看，当数字数据像传统文件一样被使用时，干部有足够的工具来检查和验证电子信息，那么民众就不必为可以通过一次点击处理的手续打印、复印、签名、盖章了。
（编译：Jon 越南中文社；审校：Fang；来源：Tuoitre）
