2024年公證法自7月1日起生效。在值得注意的變化中，規定必須在公證員的見證下拍攝簽署文件的過程，引起了公眾的特別關注。
讀者範玉山，正在胡志明市的一個公證處工作，向《青年在線》投稿，提供了關於這一問題的另一個視角。
為什麼在公證時需要拍照、錄像？
拍照規定的積極影響之一，是期望它能有效糾正公證行業中的不正當競爭現象。
過去，“掛公證”、“等待簽字”——即各方不同時在場，或違規的“上門公證”服務，已經扭曲了市場。這些做法不僅為不誠實的單位創造了不公平的優勢，還將民眾推向了潛藏法律風險的交易中。
拍照規定要求明確展示各方及公證員在簽署時的同時在場，已成為不可否認的證據，幾乎消除了空白簽字或提前簽字的所有機會。
不再有賣方已簽字而買方缺席的“掛”合同——這種情況可能導致整個交易無效。
建立了一個更加平等、透明的競爭環境，正直的執業機構可以健康競爭，同時保護民眾免受風險交易，有助於鞏固對公證活動嚴肅性的信任。
以前，證明誰真正在場並簽字有時僅依賴於記憶和證詞——這些可能會改變或被否認。
現在，照片成為了一個客觀、不可否認的證據，幾乎無效化了偽造簽名、冒名或簽字後否認責任的行為。
更進一步，每張照片都是與具體交易相關的獨特“圖像印記”。它為整個流程創造了一層透明度，使得在投訴時追蹤和檢查變得簡單和準確。
在我工作的公證處的實際情況中，規定實施的第一週，一切進展順利。起初，一些民眾有些陌生，甚至擔心，但在公證員解釋了新法律規定後，同時圖像還有助於保護他們的權益，大多數人都愉快地合作了。
普遍心理表明，民眾理解這是強制性規定，遵守將使他們的交易在未來更加安全。
在如房地產、財產等大額交易中，越南人總是有“穩妥”心理，希望有有形、不可否認的證據以防風險。
簽字圖像成為一種現代“物證”，增強了參與方的信任和安心，他們重視清晰以避免未來的糾紛。
未解決的問題
然而，新的拍照規定給公證員和公證執業機構增加了業務負擔。
這一流程不僅是一個簡單的按下快門，還包括安排位置、確保照片符合標準、打印和存儲等步驟。估計，每筆交易可能會延長5-10分鐘，在高峰期造成擁堵。
特別是，公證執業機構必須投資於數字安全解決方案，如專用存儲系統、防網絡攻擊軟件和數據備份流程，以防止信息洩露。
這些成本的總和產生了顯著負擔，可能影響服務價格。
拍照規定無意中觸及了最敏感的問題之一：隱私權和個人信息保密。
民眾的擔憂並非沒有根據，因為實際上實施流程暴露了缺乏協調和產生許多問題。
有些辦公室投資了專用相機，但不少地方卻使用公證員的個人手機拍照。
更危險的是，為了方便打印，這些圖像經常通過如Zalo、Messenger等流行消息應用轉發。這一自發流程無意中將敏感的法律數據推離了組織的安全控制範圍，將其存儲在第三方服務器上，並從個人設備本身創造了洩露風險。
儘管法律明確了存儲目的，但完全忽略了關於封閉流程的技術規定：使用什麼設備拍攝，通過什麼安全渠道傳輸，如何打印和銷燬草稿。
如果個人圖像在通過中間應用“轉一圈”後被濫用，誰將負責？
這要求儘快完善關於保密的法律框架，需要各部委、部門和公證職業社會組織之間的協調努力。
核心是需要確定公證圖像是敏感個人數據，要求加密存儲流程，嚴格控制訪問，並對洩露信息行為規定嚴厲處罰。
此外，需要加強司法部和司法輔助局的檢查和監督。突擊檢查不僅應關注“是否拍照”，還應深入公證處的數字數據安全流程和網絡安全措施。
在數字化轉型的背景下，技術應用是關鍵。公證處需要投資於現代存儲和安全系統，而國家需要為公證員團隊提供支持和強制性的個人數據保護培訓機制。
越南中文社
