2026年1月19日頒佈的第27/2026號法令，關於國家公務員、職員數據庫明確規定，每個人將擁有一個附有唯一識別碼的電子檔案，以便在電子環境中管理和查詢。
該檔案包括電子履歷表和其他組成部分，記錄個人從選舉或招聘到離職、退休期間的工作和任職過程。每個電子檔案附有與公務員個人識別號碼相同的識別碼。
電子履歷表在建立檔案過程中同時創建，數據來自公務員、職員信息。公務員有責任在發生變更時定期更新個人信息和數據，並對更新時的準確性承擔法律責任。
使用公務員的機構同時將管理業務產生的數據更新到電子檔案中，並在信息產生後不超過三個工作日內同步到國家公務員、職員數據庫。
國家數據庫中的公務員、職員數據包括多個基本信息組，用於確定身份、出身成分、識別；家庭關係；招聘、選舉、任命、調動或規劃數據；學歷水平、專業技能；工作崗位、基本工資、津貼、評估分類、獎勵、紀律；資產、收入、健康數據。內務部是該數據庫的主管機構，負責建設和運營、開發。
電子檔案在公務員管理工作中被存儲並取代紙質版本。如果因業務要求必須使用紙質檔案，管理機構或使用公務員的單位從國家數據庫提取電子檔案並轉換為紙質版本以供使用。
公務員無需重新準備電子版本中已有的檔案組成部分。使用機構也不得要求公務員重新提供國家數據庫中已有的信息和檔案組成部分，除非為確保個人、組織的合法權利和利益所必需。
有權限的組織和個人只能根據法律規定，在獲得該公務員通過電子信息同意後，訪問和查看其電子檔案。公務員有權撤回已同意的意見。如果被允許訪問和查看電子檔案，必須保密信息，保護公務員的個人數據。
對於屬於國家機密目錄的公務員檔案，相關方必須採取措施確保在電子環境中的管理、存儲、傳輸、使用過程中的機密性。這些檔案的備份和提取按照保護國家機密、密碼的法律規定執行。
越南中文社
