最近，同奈省要求各部門、鄉鎮人民委員會和公證執業組織糾正濫用要求在辦理行政手續時提供從原件認證的副本的現象。
具體來說，接收檔案的地方不得要求組織、個人提交從原始記錄本的副本，或在辦理行政手續時提交認證的副本，以符合總理的指示精神。
儘管目前各類文件、資料的副本已經數字化並存儲在電子數據庫中，但實際上一些機關、單位仍然要求民眾、企業提交認證的副本，即使在法律不強制要求的情況下也是如此。
這種做法違背了行政改革的精神，增加了民眾、企業的手續、時間和成本。
根據同奈省職能部門的評估，導致企業、民眾必須提交認證副本的原因之一是一些幹部、公務員還存在責任畏懼心理，缺乏主動核對副本與原件的態度。
相反，有幹部選擇“安全”的解決方案，要求民眾在提交檔案前進行認證。這是行政改革趨勢中不應發生的事情。
久而久之，不需要的東西變成了“不成文的規範”。
實際情況表明，如果每個基層行政機關都能主動審查手續，去除不再適合的文件要求，那麼行政改革將給民眾帶來滿意。
可能還有一些基層接收檔案的幹部沒有完全掌握關於行政檔案的新規定，特別是那些允許減少文件的規定，例如如果有原件可以核對，就不需要認證的副本。
為了改善這一點，幹部培訓課程應該設計得簡潔、實用，貼近日常業務。除了更新法律知識，內容還應強調服務思維、與民眾溝通的技巧以及在特殊情況下的靈活處理能力。
當幹部不再因為缺乏信息而感到“害怕犯錯”，而是被充分裝備以自信地正確解釋和指導時，手續就能迅速解決。
除了正確應用法律外，公開張貼手續和明確傳達民眾的權利是非常必要的。
因此，在接收手續的地方公開張貼，用簡單的文字如：“民眾如果有原件可以核對，可以提交未經認證的副本”是非常必要的。
這種做法不需要太多成本，但能有效幫助民眾正確理解規定，增加對透明度的信任，併為雙方創造便利。
基層政府也應更加主動、積極，利用如官方網站、官方社交媒體等渠道，以易於接近的方式普及法律知識。
民眾也需要更新規定，清楚瞭解手續。
在當前趨勢下，必須加快數字化，減少紙質文件的接觸是必要的。民眾仍需打印、複印然後認證副本，特別是當相關信息已經在數字數據中時，這既浪費時間又浪費資源。
因此，需要有機制在行政機關之間進行實質性的共享和互聯，幹部可以從數據庫中查詢原始信息，而不是要求民眾提交認證的文件副本。
同樣重要的是，數字平臺應允許民眾上傳檔案掃描件到系統，只需在提交時核對一次，而不是像現在這樣攜帶一堆認證的副本文件。
長遠來看，當數字數據像傳統文件一樣被使用時，幹部有足夠的工具來檢查和驗證電子信息，那麼民眾就不必為可以通過一次點擊處理的手續打印、複印、簽名、蓋章了。
越南中文社
